Cómo elaborar hojas de entrega personalizadas

Las hojas de entrega son hojas con enunciados (normalemente de problemas o de cuestiones con respuestas concretas) que se les da a los estudiantes para que las entreguen resueltas en fechas establecidas. Las hojas de entrega personalizadas son hojas de entrega únicas para cada estudiante, de modo que no hay dos estudiantes de un grupo que reciban la misma hoja de entrega. La opción más simple de hojas de entrega de problemas personalizadas consiste en que todos los estudiantes de un grupo reciben los mismos enunciados generales, pero los datos son específicos de cada estudiante. En este post describo el procedimiento que utilizo para elaborar este tipo de hojas utilizando Excel y Word.

1. Se prepara un archivo (libro) Excel, p.ej. Entrega-1.xls, en el que se resolverán los problemas de la hoja de entrega y que contendrá los datos de personalización.
2. Se prepara un archivo Word, p.ej. Entrega-1.doc, que contendrá el texto de la hoja de entrega y campos variables que se rellenarán con los datos del archivo Excel.
3. Es aconsejable preparar otro archivo Word, p.ej. Entrega-1-respuestas.doc, que contenga lo mismo que la hoja de entrega más las respuestas, para facilitar la correción.

1. Se prepara un archivo (libro) Excel, p.ej. Entrega-1.xls, en el que se resolverán los problemas de la hoja de entrega y que contendrá los datos de personalización.
• Todos los datos que se usarán más adelante en un archivo Word deben aparecer en la misma hoja Excel (hoja Excel de datos), p.ej Entrega-1.
  
  
  1. La primera fila debe contener las etiquetas de las columnas (Nombre del/a estudiante; NIA; Correo electrónico; Calificación de la entrega; [otros]; Dato 1 prob1; Dato 2 prob 1; …; Resultado 1 prob 1; Resultado 2 prob 1; …; Dato 1 prob 2; …).
     
  2. Cada una de las filas siguientes contendrá los datos de cada hoja de entrega personalizada, una por estudiante.
     
  3. Es aconsejable que la hoja Excel de datos sea la primera hoja del libro Excel.
     
  
  
• Es aconsejable dedicar una hoja Excel del libro a la resolución de cada problema (hojas Excel de problemas, p.ej. Prob-1.1, Prob-1.2, …) y vincular los datos y resultados desde cada una de estas hojas Excel de problemas hasta la hoja Excel de datos.
  
  
  1. Se puede hacer vinculando una celda y propagando esta celda a otras.
     
  2. Para vincular una celda, basta con escribir = en la celda de destino y buscar con el ratón la celda de origen, aunque esté en otra hoja Excel (teclear =/elegir hoja con ratón/elegir celda con ratón/pinchar ok).
     
  
  
• Es muy aconsejable que las celdas de datos y de resultados de los problemas de la hoja Excel de datos (Entrega-1) tengan formato “texto”, aunque contenga datos numéricos, a fin de facilitar el control del formato final de las hojas de entrega que recibirán los estudiantes.
  
  
  1. Se puede hacer con: Botón derecho/Formato de celdas/Número/Texto
     
  2. En este sentido, la función TEXTO() de Excel es muy útil y su uso es muy aconsejable. P.ej., TEXTO(43,9;"0,000") pone en la celda: 43,900
     
     
     • En las hojas Excel de problemas (Prob-1.1, …), es aconsejable empezar trabajando con formato de número para todas las celdas que contienen datos y resultados.
       
     • Una vez finalizadas las hojas completas, las celdas con fórmulas se pasan a TEXTO, usando el formato apropiado: Se pasa la primera de cada columna, p.ej. =TEXTO(formula previamente escrita;”0,000”) y se propaga hacia abajo.
       
     • Algunos datos numéricos con ceros significativos en la derecha también deben ser formateados con el uso de TEXTO(). El uso de formato de celda no es válido para nuestro propósito: son distintos los resultados de poner un 5 y usar un formato de número con 2 decimeles y de usar TEXTO(5;”0,00”); a nosotros sólo nos vale lo último.
       
     • Una vez listas las hojas Excel de problemas y vinculados sus datos y resultados a la hoja Excel de datos, todas las celdas de ésta deben pasarse a formato Texto.
       
     
     
  
  
• Es aconsejable incluir el enunciado del problema (con los datos “modelo”) en la hoja Excel de ese problema, por medio de Insertar/Cuadro de texto.
  
• Es aconsejable que los datos comunes a todas las hojas de entrega del curso (p.ej. nombre, nia, correo electrónico) se tengan en otro archivo Excel, p.ej. Listado.xls. Puede, o bien copiar y pegar desde Listado.xls hasta Entrega-1.xls, o bien establecer un vínculo entre ellos (menos sometido a equivocaciones).
  
2. Se prepara un archivo Word, p.ej. Entrega-1.doc, que contendrá el texto de la hoja de entrega y campos variables que se rellenarán con los datos del archivo Excel.
• El texto de la hoja de entrega que es común a todos los estudiantes se introduce del modo regular.
  
• En los lugares que ocuparán los datos personalizado de cada estudiante (nombre, datos de los problemas, etc.) se introducen campos variables, que irán tomando los valores personalizados en cada hoja que se genere.
  
  
  1. Se indica el archivo Excel que será la fuente de los datos (origen de datos)
     
     
     • Una opción, con asistene: Correspondencia/Iniciar combinación de correspondencia/Paso a paso por el asistente…/marcar Cartas/pinchar Siguiente: Inicie el documento/elegir Utilizar el documento actual/pinchar Siguiente: Seleccione los destinatarios/marcar Utilizar una lista existente/pinchar Examinar…/buscar el archivo Excel (Entrega-1.xls) por el disco y elegirlo/marcar La primera fila contiene encabezados de columna/elegir la hoja Excel de datos (ver 1.a)/Aceptar/Aceptar
     • Otra opción, más directa: Correspondencia/Seleccionar destinatarios/Usar lista existente…/ buscar el archivo Excel (Entrega-1.xls) por el disco y elegirlo/ marcar La primera fila contiene encabezados de columna/elegir la hoja Excel de datos (ver 1.a)/Aceptar
     
     
  2. En cada lugar apropiado del documento Word se incluye el dato deseado, colocar el cursor y a continuación: Correspondencia/Insertar campo combinado/elegir el campo de la lista.
     
  3. En la pestaña Correspondencia, pinchando “Vista previa de resultados” se alterna entre ver el nombre de los campos variables o los datos que aparecerán en las hojas a imprimir. En el último caso, el ordinal que aparece al lado de “Vista previa de resultados” indica la hoja personalizada concreta que se está viendo. Cambiando este ordinal se van viendo todas las hojas personalizadas que se generan. Cada una de ellas se puede imprimir siguiendo el procedimiento habitual de impresión.
     
  4. Es posible manipular el aspecto de los datos que se van mostrando en un campo marcando dicho campo con el ratón y utilizando: botón derecho del ratón/Editar campo, o botón derecho/Activar o desactivar códigos de campo/ y se puede editar manualmente el contenido del campo. Esto es más bien lioso (no hay mucha información sobre los formatos, aunque se encuentra alguna interesante en la red) pero se puede evitar siguiendo el consejo de la tercera entrada del punto 1.
     
  
  
• Se producen todas las hojas personalizadas finales.
  
  
  1. Si se quieren producir en papel: Correspondencia/Finalizar y combinar/Imprimir documentos…/elegir qué hojas personalizadas se imprimirán y seguir el diálogo con el driver de la impresora.
     
  2. Si se quieren enviar por correo electrónico: Correspondencia/Finalizar y combinar/Enviar mensajes de correo electrónico…/elegir que hojas personalizadas se enviarán por email y elegir las opciones del mensaje (campo al que se envía, asunto del mensaje, etc.)/Aceptar
  
  
3. Es aconsejable preparar otro archivo Word, p.ej. Entrega-1-respuestas.doc, que contenga lo mismo que la hoja de entrega más las respuestas, para facilitar la correción.